A maneira pela qual um projeto pode ver a luz do dia é extremamente diversificada, e será uma consequência direta do método utilizado pelo PPM(Project and Portfolio Management).

É um fato sabido que a maior parte das empresas não utilizam métodos de gestão de portfólio, o que torna o processo de aprovação muito informal. Com relação a esse ponto, um projeto pode ser aprovado sem ter como base qualquer estudo que justifique sua necessidade. No pior dos casos, um projeto pode começar pela simples vontade de um diretor que vê a “utilidade” do projeto, mesmo sem a existência de qualquer elemento que a confirme.

Nas situações onde um processo de gestão de projetos existe, é preciso saber que na origem do ciclo do PPM existe sempre uma necessidade que pede uma resposta. Em seguida, sugestões para responder a essa necessidade são propostas e avaliadas segundo critérios do PPM. Essa avaliação pode ser mais ou menos complexa e considerar vários critérios como desempenho, rentabilidade, viabilidade entre outros. Critérios para equilibrar o portfólio podem ser também aplicados.

Uma vez todos os elementos reunidos, um comitê pertencente ao PPM tomará a decisão final sobre a aprovação ou rejeição dos projetos. É apenas após essa etapa de aprovação que um projeto pode ser iniciado oficialmente.