La façon dont un projet peut voir le jour peut être extrêmement diversifiée, et sera une conséquence directe de la méthode utilisée par le PPM (Project and Portfolio Management).

On constate que la majorité des entreprises n’utilise pas de méthodes de gestion de portfolio, ce qui rend le processus d’approbation très informel. A cet égard, un projet peut être approuvé sans être basé sur des études qui justifient son besoin. Dans le pire des cas, un projet peut être démarré par la simple volonté d’un directeur qui voit « l’utilité » du projet, même si il n’y a pas d’éléments qui la confirment.

Dans les situations où un processus de gestion de projets est en place, il faut savoir qu’à l’origine du cycle du PPM il y a toujours un besoin qui demande une réponse. Ensuite, des suggestions pour répondre à ce besoin sont proposées et évaluées selon les critères du PPM. Cette évaluation peut être plus ou moins complexe et prendre en compte plusieurs critères comme performance, rentabilité, faisabilité entre autres. Des critères d’équilibrage du portfolio peuvent également être appliqués.

Une fois tous les éléments réunis, un comité issu de la structure du PPM prendra la décision finale sur l’approbation ou le rejet des projets. C’est seulement après cette étape qu’un projet voit le jour et pourra être démarré officiellement.