Se eu reformular a pergunta, talvez a resposta fique mais evidente. Quem é a melhor pessoa para dizer quanto tempo dura uma tarefa, se não a pessoa que irá realizar a tarefa?

A melhor referência é obviamente a equipe do projeto, onde cada membro da equipe deveria fornecer as estimativas pelas tarefas pelas quais é responsável. Uma vez as estimativas informadas, o gerente do projeto as irá consolidar em um plano onde será revelada a duração total do projeto.

A vantagem de utilizar estimativas fornecidas pela própria equipe do projeto (ao invés de impô-las), não é simplesmente por uma questão de precisão, mas também porque as pessoas são mais comprometidas com estimativas quando elas são fornecidas por elas mesmas. Mesmo quando realistas, se as estimativas são impostas por qualquer outra pessoa, isso pode servir de desculpa quando perceber que não conseguirá terminar uma tarefa a tempo.

É importante também dizer que esta lógica é aplicável em situações ideais de planejamento das atividades baseadas em um escopo definido, e onde a equipe do projeto já se encontra constituída.

Entretanto, existem situações onde um novo membro se junta a um projeto que já se encontra em fase de execução. Neste caso, é recomendado solicitar a esta pessoa que ela valide as antigas estimativas ao invés de simplesmente lhes impor. Deste modo, o gerente do projeto conseguirá de uma maneira indireta o comprometimento do novo recurso.

Por outro lado, no início do projeto, uma estimativa global sobre a duração do projeto poderá ser solicitada ao gerente do projeto. O problema é que, neste momento, não existe nem escopo detalhado, nem equipe formada. Em situações como estas, é preciso que o gerente do projeto forneça as estimativas solicitadas, mas que deixe muito claro que são estimativas provisórias que serão confirmadas mais tarde quando o escopo estiver detalhado, e a equipe do projeto formada.

É preciso também destacar que quando dizemos que os membros do projeto responsáveis pelas tarefas precisam fornecer as estimativas sobre elas, isso não quer dizer que o gerente do projeto precisa aceitá-las sem questionamento.

Assim que o gerente do projeto perceber que uma estimativa fornecida não está alinhada com suas expectativas, ele deveria conversar com a pessoa que forneceu a estimativa para ver se esta pode ser reduzida. Mas atenção, pois tentar reduzir não quer dizer impor uma redução. Se o gerente do projeto percebe que não existe margem para redução, nesse caso ele precisa aceitar a estimativa e encontrar outra solução. Impor um prazo pode ter graves consequências para o projeto. Às vezes não apenas em função do prazo em si, mas pelo fato deste ter sido imposto e não acordado.

Existem também situações nas quais algumas pessoas se encontram em dificuldades para dar estimativas, e acabam se virando para o gerente de projetos em busca de ajuda. Uma dica que funciona bem nesses casos é de utilizar intervalos de valores ao invés de estimativas precisas. Ao longo da minha carreira eu pude perceber que sempre que alguém tinha dificuldade para dar estimativas precisas, a mesma pessoa tinha menos dificuldade quando era solicitada a dar estimativas em intervalos.

Para aqueles que não estão familiarizados com estimativas em intervalos, nada mais é que ao invés de dar estimativas únicas, as estimativas são dadas em intervalos entre o tempo mais curto e o mais longo esperados para a execução da tarefa. Pode-se dar também uma estimativa da duração mais provável para a tarefa, se utilizamos o modelo do tipo “Three-point estimation”, por exemplo.

O que é importante guardar em mente, é que as estimativas precisam ser sempre fornecidas pelas pessoas que realizarão o trabalho. Ao gerente do projeto, cabe a responsabilidade de questionar de maneira produtiva as estimativas fornecidas quando estas não estão alinhadas com suas expectativas (mas jamais impô-las), e também ajudar as pessoas em dificuldade para realizar o trabalho de prover estimativas.