Si je pose la question différemment, peut-être la réponse sera plus évidente: Qui saurait le mieux combien de temps dure une tâche sinon celui qui va réaliser cette tâche?

Ainsi, la meilleure référence est, toujours et évidemment, l’équipe du projet, où chaque membre de l’équipe fournira des estimations pour ses tâches. Une fois les estimations données, le chef du projet les consolidera dans un planning dans lequel on trouvera la durée totale du projet.

L’avantage d’utiliser les estimations fournies par l’équipe du projet (au lieu de les imposer), ce n’est pas simplement pour être plus précis, mais aussi parce que les personnes sont plus engagées aux estimations lorsqu’elles viennent de ces personnes elles -mêmes. Même étant réalistes, si les estimations sont imposées par quelqu’un d’autre, cela peut devenir un prétexte pour que quelqu’un n’accomplisse pas une tâche donnée lorsqu’il se rend compte qu’il ne pourra pas en respecter le délai.

Il est important aussi de dire que cette logique est applicable dans les situations idéales de planning d’activités basées sur un scope défini, et lorsque l’équipe projet est déjà mise en place.

Toutefois, il y a des moments où un nouveau membre rejoint un projet qui est déjà en phase d’exécution. Dans ces cas, c’est judicieux de lui faire valider les anciennes estimations, au lieu de simplement lui attribuer des tâches. En faisant de cette façon, le chef du projet réussira à avoir d’une manière indirecte le buy-in du nouveau membre.

Pourtant, au tout début du projet, une estimation globale sur la durée est demandée au chef du projet. Le problème est que, à ce moment-là, il n’y a ni scope détaillé, ni équipe projet formée. Dans ces situations, il faut que le chef du projet fournisse des estimations sollicitées, mais qu’il soit clair qu´il s´agit des estimations provisoires qui seront confirmées ultérieurement lorsque le scope aura été plus détaillé, et que l’équipe projet aura été formée.

Il faut observer aussi que lorsqu´on dit que le membre du projet responsable d´une tâche doit en fournir les estimations, cela ne veut pas dire qu’il faut que le chef du projet accepte des estimations sans le moindre questionnement.

Lorsque le chef de projet s’aperçoit qu’une estimation fournie n’est pas en phase avec ses attentes, il peut challenger la personne qui a fourni l’estimation pour essayer de la changer. Mais attention car challenger ne veut pas dire imposer. Si le chef du projet s’aperçoit qu’il n’a pas de marge pour faire bouger l’estimation fournie, il faut qu´il l’accepte et qu’il trouve une autre solution. Imposer un délai peut avoir de conséquences sévères dans l’avenir du projet. Parfois non seulement à cause du délai, mais plutôt au fait que celui-ci lui a été imposé.

Un autre problème récurrent sont des situations dans lesquelles quelqu’un a des difficultés pour donner des estimations, et il revient au chef du projet de les aider. Une astuce qui marche bien c’est d’utiliser des fourchettes, au lieu de travailler avec des estimations précises. Tout au long de ma carrière j’ai pu apercevoir que lorsque quelqu’un a du mal à faire des estimations précises, le fait d’utiliser une saisie en fourchette les a toujours aidés à accomplir la tâche.

Pour ceux qui ne sont pas familiarisés avec des estimations en fourchette, il s’agit simplement de plutôt qu’estimer une simple durée pour la tâche, d’estimer la durée la plus longue attendue et la plus rapide. On peut utiliser la plus attendue aussi, si on utilise une saisie du type Three-point estimation par exemple.

Ce qui est important retenir, c´est que les estimations doivent être saisie toujours par les personnes qui feront le travail. Au chef du projet, il revient la responsabilité de challenger les estimations quand elles ne sont pas en phase avec les attentes (mais jamais imposer), et aussi aider les gens en difficulté pour accomplir leurs estimations.