A ideia desse template é de poder documentar todas as atividades do projeto para poder controlar seu avanço.
O que eu sugiro é agrupar as atividades em torno dos deliverables (veja exemplo do template disponível para download).
Isso é apenas uma sugestão e dessa forma cabe à você adaptá-lo segundo suas necessidades.
Você pode, por exemplo, utilizar cores como exemplo que mostro no template para identificar as tarefas em andamento e terminadas.
Eu espero que ele te seja útil.
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